Hallo, mein Name ist Caroline Spandel und ich absolviere zurzeit meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei der Hees Bürowelt.

Ich bin 21 Jahre alt und komme aus Meinerzhagen. Ich habe mein Abitur 2019 am Wirtschaftsgymnasium abgeschlossen.

Seit dem 1. August 2020 bin ich ein Teil der Hees Bürowelt in Hagen und möchte euch einen Einblick in die Tätigkeiten meiner Ausbildung geben.

Ich bin von Beginn an in der Abteilung Auftragsabwicklung Druck und Kopie tätig. Meine Aufgaben sind sehr vielfältig.

Zu meinen alltäglichen Aufgaben gehört die Überprüfung und Buchung des Wareneingangs von Ersatzteilen, das Annehmen und Abmelden von Serviceaufträgen, das Abstempeln und Bearbeiten der Post und das Kontrollieren meines Postfaches auf Marketing E-Mails von Kunden.

Meine Hauptaufgabe ist die telefonische Auftragsannahme und Abwicklung. Die meisten unserer Bestellungen für Toner und Tinte erhalten wir über ein kurzes Telefonat mit dem Kunden.

Hierbei ist es wichtig auf die richtige Menge und Farbe des benötigten Toners zu achten und auf die individuelle HEES-Nummer, die jedes Gerät bekommt. Denn die ist wichtig für die weitere Bearbeitung der Bestellung in unserem ERP-System.

Zuerst schaue ich über die Nummer nach, um welches Gerät es sich handelt und an welchem Stellplatz dieses platziert ist. Anschließend ermittle ich den passenden Toner und erstelle einen Vorgang. Dort überprüfe ich die Adresse des Kunden, trage die bestellte Menge ein und leite den Vorgang zur Kommissionierung weiter, sodass der Artikel das Lager verlassen kann.

Zudem sind wir im direkten Kontakt mit dem Einkauf und der Auftragsannahme/Disposition in Siegen.

Außerhalb meines täglichen Büroalltags durfte ich auch schon einige Male Geräte, mit unseren Technikern auspacken und installieren. Das hat mir sehr geholfen, zu verstehen, wie ein Gerät aufgebaut ist und wie es funktioniert. Zudem werde ich auch in dem Bereich der Auslieferung eingesetzt.

Meinen schulischen Teil absolviere ich zweimal die Woche an der Kaufmannsschule II in Hagen-Hohenlimburg.

Meine Schulfächer sind Deutsch, Englisch, GP (Geschäftsprozesse) und BP (Büroprozesse).

Die Fächer GP und BP ergänzen sich mit meinen beruflichen Tätigkeiten. Sie vertiefen die einzelnen Abläufe und ich erhalte ein umfassendes Wissen, wie z. B. hilfreiche Formatierungen in Word, Excel und PowerPoint, Rechte und Pflichten oder auch mathematische Grundlagen (Zinsrechnung). In den Fächern Deutsch und Englisch erlerne ich z. B. das professionelle Verfassen von Angeboten und Anfragen.

Im Allgemeinen bin ich sehr zufrieden mit meiner Ausbildung bei der Hees Bürowelt. Ich bin von Anfang an herzlich in das Team aufgenommen und integriert worden. Es ist eine sehr enge Zusammenarbeit zwischen freundlichen und hilfsbereiten Kollegen.

Ich schätze es am meisten, dass ich hier für die Zukunft lerne und ich ein umfangreiches, praxisnahes Wissen übermittelt bekomme. Ich freue mich daher auf meine weitere Ausbildungszeit bei der Hees Bürowelt!

Hallo zusammen 😀

Zuletzt hatte ich hier auf hashtag-ausbildung über meinen ersten Tag meiner Ausbildung bei der Hees Bürowelt GmbH und die Berufsschule berichtet. Heute möchte ich euch etwas über meine Tätigkeit in unserer Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) erzählen. Im November 2019 wurde ich von unseren Azubis und jugendlichen Arbeitnehmern gemeinsam mit meinen Kollegen Noah und Philipp in die JAV gewählt. Bei unserer ersten Sitzung wurde ich von den beiden zur Vorsitzenden gewählt.

Was ist eine Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV)?

Die JAV ist die Interessenvertretung der jugendlichen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zwischen 15 und 18 und den Auszubildenden unter 25 Jahren. In ihrer Existenz ist die JAV von dem Betriebsrat (der Interessenvertretung aller ArbeitnehmerInnen in dem Unternehmen) abhängig. Dadurch arbeitet die JAV sehr eng mit dem Betriebsrat zusammen und trägt ihm Anregungen, Fragen und Probleme der Azubis und jugendlichen Arbeitnehmern vor.

 

Sowohl Betriebsrat als auch JAV sind daher das Schlüsselelement, wenn es um Mitarbeiterzufriedenheit im Allgemeinen geht. Diese Organe vermitteln auch bei Sorgen und Problemen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer.

Was sind die Aufgaben der JAV?

Die JAV beantragt Maßnahmen, die den Azubis und jungen Arbeitnehmern dienen, besonders in Bezug auf die Ausbildung. Zudem überwacht die JAV die geltenden Gesetze, Forderungen, Unfallverhütungsvorschriften, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge.

Wir haben zuletzt eine Umfrage gemacht, um herauszufinden, an welchen Ausflügen unsere Azubis am meisten Interesse haben und wie ein solcher Ausflug gestaltet werden kann. Bei diesem Thema arbeiten wir vor allem eng mit unserem Ausbildungsleiter zusammen.

Außerdem setzen wir uns dafür ein, dass Azubis im Laufe ihrer Ausbildung verschiedene Abteilungen durchlaufen können, um fachbereichsübergreifend wertvolle Erfahrungen zu sammeln.

Wie lange dauert die Amtszeit einer JAV?

In der Regel wird alle 2 Jahre gewählt. Da unsere letzte Wahl außerhalb der regelmäßigen Wahlperiode lag, wird die Amtszeit von meinen Kollegen und mir um ein Jahr verlängert.

Allgemein wird eine JAV gewählt, wenn in dem Betrieb mehr als 5 Arbeitnehmer über 15 und unter 18 Jahre alt sind oder Azubis, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, beschäftigt sind.

Hallo, heute möchte ich euch erzählen, was euch in der Berufsschule erwartet, denn die Ausbildung in Deutschland ist ein so genanntes „duales System“.

Das bedeutet, dass ich sowohl im Unternehmen tätig bin, als auch die Berufsschule besuche.

Auszubildende Kaufleute für Büromanagement haben in Siegen Glück, denn ihre Berufsschule, das Berufskolleg Wirtschaft und Verwaltung, ist direkt vor Ort. Einige andere Auszubildende von Hees, wie etwa die Informationselektroniker, müssen extra nach Dortmund oder Köln fahren.

Die Berufsschule besuche ich jeden Donnerstag und jeden zweiten Dienstag. Los geht es morgens um 7:45 - vom zeitlichen Ablauf ist sie vergleichbar mit einer „normalen“ Schule: Nach zwei Stunden hat man eine Pause von 15 Minuten und mittags eine dreiviertel Stunde Mittagspause. Wer mag, kann sich in der Cafeteria der Berufsschule etwas zu essen holen. Von warmen Speisen über kleine Snacks und Schokolade bis hin zu Getränken ist hier alles zu finden.

Das Berufskolleg Wirtschaft und Verwaltung des Kreises Siegen-Wittgenstein bietet insgesamt 18 Ausbildungsberufe und zahlreiche Weiterbildungsmaßnahmen Raum für den schulischen Teil der Ausbildung. Auch Zusatzqualifikationen wie etwa die Europakauffrau / Europakaufmann oder Asienkauffrau / Asienkaufmann mit dem Schwerpunkt China können hier erworben werden.

In meiner Klasse haben die meisten einen Realschulabschluss oder Abitur, einige haben bereits studiert, wir sind also eine buntgemischte Gruppe.

Die Unterrichtsfächer erinnern oft an Schulfächer aus den allgemeinbildenden Schulen. So haben wir etwa „Englisch“ und „Religion“. Andere Fächer haben etwas andere Namen wie zum Beispiel „Deutsch Kommunikation“ und „Politik Gesellschaftslehre“.

Die Unterrichtsfächer sind so angepasst, dass jeder mitkommt und man kann jederzeit Fragen stellen und bekommt eine klare Antwort oder Erklärung. Die meisten Fächer kennt man im Prinzip schon aus der Schule, jedoch werden sie anders betitelt. So gibt es „evangelische Religion“, „Politik Gesellschaftslehre“, „Englisch“ und „Deutsch Kommunikation“.

Diese Fächer beinhalten ähnliche Themen, wie man sie schon kennt. Rechtschreibung, aktuelle politische Entwicklungen, aber auch Arbeitsgesetze und Kommunikationskenntnisse, die speziell im Büroalltag – im Deutschen sowie auch im Englischen – genutzt werden.

Neben den bekannten Fächern gibt es aber auch zwei berufsspezifische Fächer: „Büroprozesse“ und „Geschäftsprozesse“. Hier werden ausschließlich ausbildungsrelevante Themen behandelt, wie etwa die Geschäftskommunikation oder die Erstellung von Kalkulationen. In dem Fach Büroprozesse werden wir uns überwiegend mit Word beschäftigen. Hier können Briefe gemäß dem einheitlichen Design des Unternehmens erstellt werden und entsprechend formatiert und bearbeitet werden. In Geschäftsprozesse wird überwiegend mit Excel gearbeitet. Hier werden unterschiedliche Berechnungen in Form von so genannten „wenn-dann-Formeln“, Programmierungen und weiteren Funktionen erklärt, die für den Alltag im Büro und das Erstellen von Rechnungen notwendig sind.

Die schulischen und die unternehmerischen Aspekte der Ausbildung unterstützen und erklären sich gegenseitig, sodass vieles oft leichter verständlich ist. Ich bin gespannt was in den nächsten Monaten noch alles auf mich zukommt.

Der erste Tag war sehr aufregend für mich: In der Begrüßungsveranstaltung wurden wir von der Geschäftsführung und den Vertretern der Belegschaft herzlich begrüßt. Das bedeutete aber auch, dass wir jede Menge neue Menschen und Namen, die man sich merken muss, sowie wichtige Dinge zum Arbeitsalltag, der Ausbildung und dem Unternehmen an sich, hörten.

Am Ende des Tages war ich echt geschafft, aber auch wirklich gespannt auf das, was da noch kommt.

Mein erster richtiger Arbeitstag ging morgens um 8 Uhr los und meine beiden Mentoren warteten schon auf mich. Beide sind super lieb und haben sich jede Menge Zeit genommen, um mir alles zu erklären – und auch jetzt, fast vier Wochen später, hat sich daran nichts geändert und ich kann immer fragen, wenn ich etwas nicht weiß oder nicht verstehe.

Während meiner Ausbildung werde ich verschiedene Abteilung durchlaufen, los geht es in der allgemeinen Verwaltung:

In der allgemeinen Verwaltung oder „Zentrale“ wie sie hier von den Kollegen genannt wird, ist immer viel los, denn viele Alltagsdinge eines Unternehmens laufen hier zusammen. In der Zentrale sind wir Wegweiser und Auskunft, Postbote und Lieferant, aber auch Dienstleister und Ansprechpartner für die Kollegen.

Das ist gerade am Anfang sehr umfangreich und ich brauche noch etwas Übung, bis ich so flott bin wie meine Kolleginnen. Die Hees Bürowelt ist eine Unternehmensgruppe, die mittlerweile 11 Unternehmen beinhaltet und an insgesamt 7 Standorten tätig ist. Da ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten, denn die Post und Anrufe werden oft zentral bei uns entgegengenommen.

So kommt es auch, dass es für jedes Problem einen anderen Zuständigkeitsbereich gibt und somit auch andere Mitarbeiter, die dafür zuständig sind. Dafür gibt es Listen der einzelnen Bereiche, wo die jeweiligen Mitarbeiter und ihre Aufgabengebiete aufgelistet sind. Für die IT gibt es beispielsweise den IT-Vertrieb, den IT-Vertrieb Innendienst, den IT-Innendienst, den IT-Service und den internen IT-Support. Da kann man schon mal durcheinanderkommen und das Telefonat nicht direkt an den richtigen Bereich und Mitarbeiter verbinden.

Neben der Telefonvermittlung und der Postverteilung ist aber auch die Bewirtung unserer Besprechungsräume ein wichtiger Teil meiner Aufgaben:

Bei der Hees Bürowelt finden häufig Schulungen, Seminare, Konferenzen und interne Besprechungen statt. Dafür gibt es gesonderte Räume, in denen stets für Ordnung, eine kleine Bewirtung sowie für einen ein problemfreien Ablauf gesorgt werden muss. Finden Schulungen und Seminare ganztägig statt wird oftmals ein Tisch in einem naheliegenden Restaurant gebucht.

Meine Aufgaben in meiner Ausbildung sind also sehr vielfältig und lassen keine Zeit für Langeweile.

Neben der Arbeit ist aber auch der Arbeitsweg ein wichtiger Faktor um sich für oder gegen einen Ausbildungsplatz zu entscheiden. Mein Arbeitsweg zur Hees Bürowelt dauert ca. eine Stunde und ich werde oft gefragt, ob ich das nicht als störend empfinde. Meine Antwort lautet dann immer: „Nicht schlimm, es dient als guter Puffer zwischen Arbeit und zu Hause.“ Außerdem ist es mir lieber etwas weiter zu fahren, mich dafür aber jeden Tag auf die Arbeit und meine Kollegen zu freuen und einen Ausbildungsplatz in einem Unternehmen zu haben, das sich für seine Auszubildenden einsetzt. Die zahlreichen Ausbildungserfolge und Auszeichnungen des Unternehmens zeigen, dass hier Wert auf Qualität gelegt wird.

Am wichtigsten bei der Suche nach der richtigen Ausbildung und dem passenden Unternehmen war mir stets, Freude an dem zu haben, was ich mache und jeden Tag mit einem Lächeln zur Arbeit zu fahren und wieder zu kommen.

Nach einem Monat kann ich sagen, dass es bei mir bisher jeden Tag so war und ich glaube nicht, dass sich das so schnell ändern wird. Zwar ist nicht immer alles schön, aber ein paar negative Aspekte bringt denke ich jede Ausbildung mit sich, doch so lange das Positive überwiegt (was es bei mir eindeutig tut), ist alles gut. Am meisten an meiner Arbeit gefällt es mir, mit so vielen netten Menschen zusammen zu arbeiten und durch die Raum- und Bewirtungsorganisation nicht nur zu sitzen, sondern auch mal körperlich aktiv werden zu müssen.

Was genau das bedeutet? Das erfahrt ihr in unserem Imagevideo.