Hallo zusammen, mein Name ist Elisabeth, ich bin 25 Jahre alt und absolviere eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei Hees Bürowelt, am Standort in Heuchelheim bei Gießen.

In meinen fünf Ausbildungsmonaten habe ich bereits einen guten Überblick über das Berufsbild und den Arbeitsalltag von Kaufleuten für Büromanagement bekommen und möchte euch jetzt meine Lieblingstätigkeiten schildern.

Zu meinen bisherigen Aufgabenbereichen gehört unter anderem der Telefondienst. Hier nehme ich Kundenanrufe entgegen und leite diese entweder zu einem zuständigen Kollegen weiter oder bearbeite das Anliegen des Kunden direkt persönlich. Zum Beispiel habe ich nach dem Telefonat die gewünschte Ware für den Kunden bei einem Händler bestellt. Für mich ist es immer eine Freude, einen Kundenwunsch erfüllen zu können und geholfen zu haben.

Aber auch wenn gerade kein Anruf entgegenzunehmen ist, wird mir nicht langweilig, denn es gibt immer etwas zu tun. In den letzten Wochen habe ich mir unseren Katalogbestand vorgenommen und diesen auf den aktuellen Stand gebracht. Dafür habe ich die Ansprechpartner jedes einzelnen Herstellers per E-Mail oder Telefon kontaktiert und sie um ein aktuelles Exemplar gebeten. Wenn diese dann bei uns eingetroffen sind, habe ich natürlich noch die alten Kataloge aussortiert und durch die aktuellen Kataloge ersetzt. Das war für mich jedes Mal ein kleines Erfolgserlebnis, weil ich gesehen habe, wie meine Arbeit etwas bewirkt hat.

Am Standort in Heuchelheim gefallen mir die abwechslungsreichen Arbeitstage besonders gut, denn ich werde auch in unserem Bürobedarfsladen eingesetzt. Dort habe ich den direkten Kontakt zu unseren Kunden, was ich persönlich sehr mag. Einen großen Vorteil gegenüber meinen Mitschülern in der Berufsschule sehe ich auch darin, denn ich beschäftige mich so zum Beispiel wesentlich intensiver mit dem Lernfeld „Beschaffung und Beschaffungsplanung“, als der Großteil meiner Klassenkameraden.

Ich bin wirklich froh, meine Ausbildung bei Hees Bürowelt machen zu dürfen, denn wo soll eine Kauffrau für Büromanagement mehr lernen als in einer Firma, die genau auf diesen Bereich spezialisiert ist? Ich fühle mich hier als Teil eines kompetenten Teams, in dem es für jede Frage einen Ansprechpartner gibt und ich habe eine tolle Ausbilderin, die mir mit Rat und Tat zur Seite steht.

Hallo zusammen, ich heiße Miriam, vielleicht habt ihr schon meinen ersten Bericht hier auf hashtag-ausbildung gelesen. Ich bin 18 Jahre alt und mittlerweile im 3. Lehrjahr meiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement.

Im vergangenen Ausbildungskreis durften wir Frau Arens begrüßen. Unser Ausbildungskreis findet normalerweise im großen Schulungsraum am Standort in Siegen statt, aber dieses Jahr ist durch die Corona-Pandemie alles ein bisschen anders. Dank der Digitalisierung ist es weiterhin möglich, die Ausbildungskreise stattfinden zu lassen, vielleicht sogar noch besser.

Unser Ausbilder Gregor Kölsch war mit einer den Umständen angemessen Anzahl an Auszubildenden im Schulungsraum vertreten, Azubis aus den anderen Standorten oder aus dem Homeoffice war es möglich, sich über die Plattform Microsoft Teams per Video live zuzuschalten.

In Zusammenarbeit mit der Techniker Krankenkasse durften wir einen Vortrag von Frau Katrin Arens zum Thema Digital Detox hören. Katrin Arens arbeitet seit über 20 Jahren als Diplom-Sozialarbeiterin und hat 2017 das Unternehmen SOULWORKER gegründet.

Frau Arens hat uns hilfreiche Tipps für den Arbeitsalltag in Bezug auf Stressvermeidung und Stressbewältigung gegeben – auch bezogen auf die Abhängigkeit von modernder Technologie, wie beispielsweise dem Smartphone.

Ein großer Faktor für einen erhöhten Smartphone-Konsum ist laut ihr in der Angst, etwas zu verpassen, begründet.  FOMO – Fear Of Missing Out – ich denke das können viele nachvollziehen. Akzeptanz, analysieren, handyfreie Zonen und Ruhezeiten gehören zu Ihren Tipps, um den Smartphone-Konsum zu minimieren.

Wir Auszubildenden haben viele gute Impulse bekommen, die wir beim Umgang mit dem Smartphone jetzt berücksichtigen können, um sich nicht zu abhängig vom eigenen Smartphone zu machen.

Hallo, mein Name ist Marc, ich bin 20 Jahre alt und mache eine Ausbildung zum Informationselektroniker bei der Hees Bürowelt in Siegen. Ich bin im 3. Ausbildungsjahr und würde gerne meinen Arbeits- und Berufsschulalltag in meiner Ausbildung mit euch teilen.

Während der Ausbildung durchläuft man mehrere Abteilungen, um möglichst viele Einblicke in das Unternehmen zu bekommen und abteilungsübergreifend Erfahrungen zu sammeln.  Zurzeit bin ich in der Abteilung DMS. Hier beschäftige ich mich mit der Software DocuWare – ein Dokumentenmanagementsystem, das durch uns betreut wird.

Nebenbei kümmere ich mich mit einem Kollegen um die Installation zusätzlicher Software und Clients, wie Papercut und Fleet-Cockpit, auf dem Druckserver des Kunden.

Bei der Software Fleet-Cockpit werden die Drucker nach Toner- und Zählerständen abgefragt, um uns diese Daten zu übermitteln. Dadurch können die Geräte besser überwacht werden und der Toner wird automatisch nachbestellt.

Nach Absprache installiere ich den Fleet-Client auf dem Druckserver des Kunden. Durch den Kundenkontakt gewinne ich wertvolle Erfahrung und lerne, den individuellen Wünschen des Kunden gerecht zu werden.

Außerdem richte ich über eine TeamViewer-Fernwartung beim Kunden das Scannen ein. Von dort aus können die Dokumente mithilfe von DocuWare ausgelesen und verarbeitet werden.

Von den Kunden erhalten wir Daten, die ich in die Software einpflege. Um die Daten zu filtern, lerne ich den Umgang mit SQL-Abfragen (Datenbanksprache). Zusätzlich erstelle ich personalisiert Workflows, die den Ablauf eines Prozesses im Unternehmen (zum Beispiel das Prüfen einer Rechnung) darstellt.

Ich fühle mich in dieser Abteilung besonders wohl, da ich sehr abwechslungsreiche Tage habe. Kein Tag gleicht dem anderen, die vielen Aufgaben und Tätigkeitsbereiche machen die Tage kurzweilig und spannend.

Durch vielfältige Aufgaben verbessere ich den Umgang mit Softwares und verbessere stetig meinen Wissenstand, da es immer etwas Neues zu Lernen gibt.

Wichtiges Wissen vermittelt auch der Besuch der Berufsschule. Nach zwei Jahren an der Berufsschule in Siegen wechselt man für das dritte Ausbildungsjahr nach Dortmund auf das Robert-Bosch-Berufskolleg (RBB). Das liegt direkt am Dortmunder U und ist die größte und modernste Schule für IT in Deutschland. Für die Fahrt wird uns Azubis ein Firmenwagen gestellt.

Am RBB baut man das Verständnis auf, wie IT-Systeme funktionieren und erstellt selbst am PC mithilfe von virtuellen Maschinen Netzwerke. Ich fühle mich immer gut vorbereitet, da ich zu jeder Zeit freundliche Arbeitskollegen habe, die mir bei schulischen Fragestellungen zur Seite stehen.

Zudem bietet HEES mir die Möglichkeit, zwei Teile des Meisters parallel zur Ausbildung durchzuführen und abzuschließen: den Meister Teil 3 (Fachkaufmann/frau für kaufmännische Betriebsführung) und den vierten Teil (Ausbilderschein).

Diese Qualifikationen werden ebenfalls am Robert-Bosch-Berufskolleg erworben. Dazu fährt man wöchentlich mittwochs (ganztägig inkl. Abendschule) zur Berufsschule und lernt dort das Abschließen kaufmännischer Prozesse und die dazu vertraglichen Rahmenbedingungen.

Nach 2 Jahren wird von der Handwerkskammer Dortmund gestellte Prüfung abgelegt, bei der nach einem erfolgreichen Abschluss ein Zertifikat überreicht wird. Nach Abschluss des Fachkaufmanns für kaufmännische Betriebsführung fehlt mir noch der Ausbilderschein.

Aufgrund der aktuellen Corona-Situation werde ich die Prüfung erst im Frühjahr des nächsten Jahres absolvieren können. Aber ich bin sicher, dass ich die Prüfung erfolgreich abschließe, wenn ich mich diszipliniert darauf vorbereite.

Vierter Azubi-Austausch zwischen HEES und SIEGENIA

Weil sich der Erfahrungsaustausch schon in den vergangenen Jahren für beide Seiten als äußerst gewinnbringend erwiesen hat, haben die Hees Bürowelt und die SIEGENIA Gruppe auch in diesem Jahr wieder einen Azubi-Austausch vollführt.

Über den Zeitraum von vier Wochen hinweg tauchten mit Angelina Maag von SIEGENIA und Noah Hüttenhain von HEES zwei Auszubildende aus dem IT-Bereich in den Arbeitsalltag der Partnerfirma ein.

Der Büro-Vollsortimenter mit Hauptsitz in Siegen und der international agierende Spezialist für Raumkomfort stehen beide für eine qualitativ hochwertige Ausbildung.

„Beiden Unternehmen ist daran gelegen, die Auszubildenden fachlich und menschlich weiterzubilden und ihnen ein Blickwinkel über den Tellerrand des eigenen Unternehmens zu verschaffen“, verdeutlichte Gregor Kölsch, Ausbildungsleiter der Hees Bürowelt,  den Wert der gemeinschaftlichen Aktion, bei der sich die Nachwuchskräfte von Beginn an gut aufgehoben fühlten.

Hohe Fachkompetenz und soziale Werte im Einklang

Schon die ersten Einblicke bei HEES und SIEGENIA offenbarten Angelina Maag und Noah Hüttenhain die Fachkompetenz, mit der die beiden Unternehmensgruppen Innovationen vorantreiben.

Am ersten Tag beeindruckte den 18-jährigen Hüttenhain, der bei HEES eine Ausbildung zum Informationselektroniker für Bürosystemtechnik durchläuft, vor allem die imposante Werksführung: „Die Hallen mit den großen Maschinen und Robotern waren schon sehr faszinierend. Solche Einblicke bekommt man nicht jeden Tag.“

Für Angelina Maag waren hingegen besonders die Besuche beim Kunden vor Ort ein echtes Highlight:  So durfte die Auszubildende etwa bei der WLAN-Ausleuchtung eines rheinischen Berufskollegs behilflich sein und konnte in der Praxis bei der Fehleranalyse und Reparatur von Druck- und Kopiersystem ganz genau hinschauen.

Abwechslung war in den beiden Abteilungen Bürotechnik und Externe IT garantiert, erhielt Frau Maag hier schließlich tiefergehende Einblicke in den technischen Bereich ihrer Ausbildung zur Informatikkauffrau.

Noah Hüttenhain betrat hingegen während seines Austauschs kaufmännisches Neuland: Er war im gleichen Zeitraum bei SIEGENIA in der Abteilung IT-Client-Support im Einsatz. Gelernt hat er dabei unter anderem die ersten Schritte des Inventarisierens und Buchens im bekannten ERP-System SAP und den Umgang mit Matrix 42, einer Applikation zum Ausrollen von Software und Updates.

Fachliche Kompetenzen und Persönlichkeitsentwicklung gestärkt

Weiterempfehlen würden den Austausch beide Auszubildenden: „Es war spannend zu sehen, wie in einer anderen Branche gearbeitet wird und welche Lösungen hier gefunden werden“, blickte Noah Hüttenhain zurück und Angelina Maag ergänzte: „Der Azubi-Austausch hat mir die Möglichkeit gegeben, einen ganz anderen Blickwinkel auf Aufgabenstellungen zu bekommen. Ich habe gelernt, Problemstellungen flexibler anzugehen und mich noch stärker in die Perspektive des Kunden hineinzuversetzen.“

Hallo zusammen, 

Mein Name ist Jonathan Collins und ich mache seit August 2019 eine Ausbildung zum Informationselektroniker für Bürosystemtechnik. Momentan bin ich im zweiten Lehrjahr und in der Werkstatt tätig.

Aktuell arbeite ich vom Leasingvertrag zurückgenommene Drucker und Kopierer auf, außerdem fahre ich hin und wieder mit einem Techniker auf Kundenbesuch, um vor Ort z. B. einen Drucker zu reparieren. 

In meinem ersten Lehrjahr war ich in der Kopiertechnik, der Abteilung, die neben unserem Lager liegt, tätig. Hier werden Drucker und Kopierer mit notwendigen und optionalen Einheiten versorgt, bevor sie zum Kunden geliefert werden. Auf Wunsch des Kunden werden bestimmte Einstellungen an den Geräten vorgenommen und/oder IP-Daten eingetragen. Im Anschluss an die Vorbereitungen werden die Geräte zum Kunden geliefert.

Da man im ersten Lehrjahr (und teilweise auch in anderen Lehrjahren, wenn man z. B. in der Kopiertechnik aushilft) häufig einzelne und große Waren auf Paletten aus hohen Lagerregalen oder von großen Stapeln holen muss, ist es hilfreich, ein Mitgänger-Flurförderfahrzeug zu benutzen.

Hierfür benötigt man jedoch eine Einweisung von Seiten des Betriebs, da ein Unfall mit einem Flurförderfahrzeug sehr gefährlich werden kann.

Bevor wir die Einweisung zur Benutzung eines Mitgänger-Flurförderfahrzeugs (häufig umgangssprachlich auch “Ameise” genannt) erhalten haben, mussten wir, sofern wir eine Palette von einem Stapel oder aus einem Regal holen wollten, unseren Vorgesetzten oder einen Mitarbeiter der Lagerlogistik fragen, ob diese für uns die Ameise bedienen können. 

Doch diese Vorgehensweise sollte bald Geschichte sein: Wir Azubis durften die Benutzung der Ameise erlernen. Vor der Abnahme durch unseren Ausbildungsleiter erhielten wir zwei bis drei Übungen. Man muss dazu sagen: Das Steuern eines Flurförderfahrzeugs ist nicht besonders schwer, es ist sogar leichter als das Steuern eines Autos im Straßenverkehr. Die Schwierigkeit liegt bloß darin, beim Fahren sein gesamtes Umfeld zu beachten, um Unfälle zu vermeiden.  

Vor unserer ersten Übung erklärte uns ein Auszubildender aus dem dritten Lehrjahr die Grundlagen zur Benutzung des Flurförderfahrzeugs und die Benutzung der einzelnen Bedienelemente. 

In unserer ersten Übung sollten wir zunächst zwischen ein paar kreisförmig aufgestellten Verkehrsleitkegeln das Flurförderfahrzeug im Slalom bewegen, ohne dabei die Kegel anzufahren oder die Kurven zu schneiden. 

Anschließend sollten wir einen Stapel Paletten ebenfalls im Slalom zu einem anderen Stapel mit Paletten transportieren und darauf abstellen. Jeder Azubi musste die Übung einzeln machen und dabei beachten, dass Flurförderfahrzeug ordnungsgemäß vor der Benutzung zu starten und nach der Benutzung wieder abzustellen. 

Zu einem späteren Zeitpunkt machte der Abteilungsleiter der Lagerlogistik mit uns eine zweite Übung, in welcher wir die Verkehrsleitkegel jedoch bloß in einer Reihe aufstellten und die wichtigsten Grundlagen weiter übten. 

Ein paar Wochen später folgte die Abnahme der Übung durch herrn Kölsch als Beauftragter für Arbeitssicherheit. Vor der Abnahme erklärte er uns etwas über die Sicherheitsvorschriften für die Benutzung sowie über die Zuständigkeiten der Kollegen bei Unfällen. 

Danach musste jeder Auszubildende einzeln eine Runde mit dem Flurförderfahrzeug durch den Wareneingang fahren und dabei sein gesamtes Umfeld beachten. 

Mit dem erfolgreichen Beenden unserer Fahrten durch den Wareneingang hatten wir unsere Einweisung bestanden und erhielten unsere Zertifikate. Seitdem dürfen wir das Mitgänger-Flurförderfahrzeug selbstständig benutzen.