Hallo zusammen, mein Name ist Elisabeth, ich bin 25 Jahre alt und absolviere eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement bei Hees Bürowelt, am Standort in Heuchelheim bei Gießen.

In meinen fünf Ausbildungsmonaten habe ich bereits einen guten Überblick über das Berufsbild und den Arbeitsalltag von Kaufleuten für Büromanagement bekommen und möchte euch jetzt meine Lieblingstätigkeiten schildern.

Zu meinen bisherigen Aufgabenbereichen gehört unter anderem der Telefondienst. Hier nehme ich Kundenanrufe entgegen und leite diese entweder zu einem zuständigen Kollegen weiter oder bearbeite das Anliegen des Kunden direkt persönlich. Zum Beispiel habe ich nach dem Telefonat die gewünschte Ware für den Kunden bei einem Händler bestellt. Für mich ist es immer eine Freude, einen Kundenwunsch erfüllen zu können und geholfen zu haben.

Aber auch wenn gerade kein Anruf entgegenzunehmen ist, wird mir nicht langweilig, denn es gibt immer etwas zu tun. In den letzten Wochen habe ich mir unseren Katalogbestand vorgenommen und diesen auf den aktuellen Stand gebracht. Dafür habe ich die Ansprechpartner jedes einzelnen Herstellers per E-Mail oder Telefon kontaktiert und sie um ein aktuelles Exemplar gebeten. Wenn diese dann bei uns eingetroffen sind, habe ich natürlich noch die alten Kataloge aussortiert und durch die aktuellen Kataloge ersetzt. Das war für mich jedes Mal ein kleines Erfolgserlebnis, weil ich gesehen habe, wie meine Arbeit etwas bewirkt hat.

Am Standort in Heuchelheim gefallen mir die abwechslungsreichen Arbeitstage besonders gut, denn ich werde auch in unserem Bürobedarfsladen eingesetzt. Dort habe ich den direkten Kontakt zu unseren Kunden, was ich persönlich sehr mag. Einen großen Vorteil gegenüber meinen Mitschülern in der Berufsschule sehe ich auch darin, denn ich beschäftige mich so zum Beispiel wesentlich intensiver mit dem Lernfeld „Beschaffung und Beschaffungsplanung“, als der Großteil meiner Klassenkameraden.

Ich bin wirklich froh, meine Ausbildung bei Hees Bürowelt machen zu dürfen, denn wo soll eine Kauffrau für Büromanagement mehr lernen als in einer Firma, die genau auf diesen Bereich spezialisiert ist? Ich fühle mich hier als Teil eines kompetenten Teams, in dem es für jede Frage einen Ansprechpartner gibt und ich habe eine tolle Ausbilderin, die mir mit Rat und Tat zur Seite steht.

Hallo zusammen. Heute stelle ich euch den Berufsalltag einer Kauffrau für Büromanagement vor, aber zunächst erstmal ein paar Infos zu meiner Person.

Mein Name ist Margarita und ich bin seit knapp fünf Monaten bei Hees in Siegen im Bereich des Vertriebs für Druck und Kopie tätig. Darüber hinaus befinde ich mich jetzt schon im zweiten Lehrjahr meiner Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement, da ich im Vorfeld die Lehre um circa acht Monate verkürzt habe.

Einer der spannendsten Bereiche ist die Vorstellung unserer Konzepte bei potenziellen Kunden und diesen Bereich stelle ich euch einmal vor.

Nachdem ein Termin vereinbart ist, machen wir uns zum Kunden auf. Vor allem sind wir daran interessiert, die Abläufe im Unternehmen des Kunden zu verstehen, um so ein individuelles und optimales Konzept anzubieten. Natürlich schauen wir uns die vorhandenen Geräte genauer an.

Das heißt, wir begehen die Stellplätze der Maschinen und erkundigen uns nach der Arbeitsweise der Mitarbeiter. Interessant ist natürlich das Druckvolumen an den jeweiligen Systemen, diese Information erhält man durch die Einsicht in die Statusseiten der jeweiligen Drucker. Einige Wochen später erfolgt die zweite Aufnahme der Zählerstände der Geräte, dementsprechend wird der Durchschnitt des Druckvolumens ermittelt.

Sind alle benötigten Informationen vorhanden, geht es an die Entwicklung eines Ist-Konzeptes. Alle gesammelten Daten pflegen wir in unser System ein und sehen innerhalb weniger Minuten die gesamten Durchschnittskosten des Kunden.

Das ist die entscheidende Ausgangssituation, um ein Soll-Konzept zu entwickeln. Es beinhaltet eine optimierte Lösung mit all den Wünschen und Anforderungen des Kunden.

Dabei stellen wir uns stets die Fragen: Welches Gerät ist für die Anforderung des Kunden am besten geeignet? Wie können wir unsere Kunden im Tagesgeschäft unterstützen? Diese Fragen werden durch eine vollendete Lösung geklärt. Dies kann die passende Maschine für die Anforderungen sein, der optimale Stellplatz, die individuellen Optionen. Jeder Kunde ist speziell, folglich ist auch die Lösung auf die Kunden zugeschnitten.

Steht das Soll-Konzept stellen wir es dem Kunden vor, dabei werden alle Einzelheiten und Feinheiten besprochen, eventuelle Verbesserungen vorgenommen. Final werden alle Geräte kalkuliert und auf Basis dieser Kalkulation, als auch des Soll-Konzepts ein Angebot für den Kunden erstellt.

Warum entschied ich mich für die Ausbildung genau im Vertrieb? Genau in dem Bereich gewinne ich besonders intensive Einblicke in diverse Branchen. So besteht die Möglichkeit viele unterschiedliche Firmen und Menschen kennenzulernen. Ich stehe gerne mit Menschen in Kontakt, so bleibt jeder Tag aufs Neue spannend und es wird nie langweilig.

Hallo, ich bin Gereon, 22 Jahre alt und mache eine Ausbildung zum Informationselektroniker bei der Hees Bürowelt GmbH in Siegen. Kürzlich habe ich meine Zwischenprüfung erfolgreich absolviert und Ende Sommer geht es für mich ins 3. Lehrjahr.

Bei mir geht es heute um ein anderes Thema: Seit Anfang Februar bin ich im Vertrieb für Druck- und Kopiersysteme tätig und genau darüber möchte ich dir heute etwas mehr erzählen.

Warum wird ein angehender Informationselektroniker bei der Hees Bürowelt im Vertrieb eingesetzt? Ganz einfach! Weil er so vom ersten Kundengespräch bis zur Auslieferung und Anbindung der Geräte alles mitbekommt.

Konnte ein Mitarbeiter des Vertriebs einen potenziellen Kunden gewinnen, werden in einem ersten Gespräch zunächst einmal die groben Rahmenbedingungen erfragt und geklärt. Mit welchem System arbeitet der Kunde momentan, was gefällt ihm daran und was nicht? Welche Ansprüche hat der Kunde, worauf legt er besonderen Wert?

Sind diese Fragen geklärt, geht es an die Arbeit. Alle bereits vorhandenen Geräte werden aufgenommen, dass heißt die Standorte, die Ausstattung und das monatliche Druck-, Kopier- und Scanvolumen werden in eine Liste eingetragen.

Anschließend werden die Geräte in die Software mySalesDrive eingepflegt. Mit Hilfe dieser können die monatlichen Kosten der Geräte errechnet und mithilfe von Gebäudeplänen überflüssige Geräte zu einem neuen Standort zusammengefasst werden, um dem Kunden eine gute, wirtschaftliche Lösung anbieten zu können.

Ist dieser Arbeitsschritt abgeschlossen, werden anhand des monatlichen Volumens und der Anforderungen des Kunden die passenden Druck- und Kopiersysteme herausgesucht. Hier wird versucht, so wenig verschiedene Gerätetypen wie möglich zu verwenden, damit sich sowohl die IT-Abteilung des Kunden, als auch die Mitarbeiter nach Möglichkeit nur an möglichst wenige Geräte gewöhnen müssen. Das ermöglicht einerseits ein schnelleres Arbeiten der Mitarbeiter, ist aber auch für die Mitarbeiter der IT von großem Vorteil, sollte spezielle Software zum Einsatz kommen oder mal ein Problem mit einem Gerät auftreten.

In einer kalkulatorischen Excel-Tabelle werden nun die neuen Geräte an die Standorte der alten Geräte gesetzt und sämtliche Optionen zu den bestmöglichen Konditionen festgehalten. Hinzu kommt noch der so genannte Klick-Preis. Dieser gibt den Preis an, den der Kunde pro gedruckter, oder gescannter Seite im Wartungsvertrag zahlen muss.

Der Klick-Preis variiert je nach Gerät, daher macht es beispielsweise bei einem hohen Druckvolumen Sinn, ein in der Anschaffung teureres Gerät zu nehmen, welches aber durch einen niedrigen Klick-Preis auf die Vertragslaufzeit gesehen günstiger ist.

Zum Abschluss muss natürlich auch ein Angebot geschrieben werden. Ist der Kunde zufrieden und sind ggf. noch Änderungen vorgenommen worden, können die Geräte und die zugehörigen Optionen bestellt werden.

Ist die Lieferung erfolgt, beginnt meine eigentliche Arbeit als Informationselektroniker. Konfiguration, Auslieferung und die Anbindung beim Kunden werden durchgeführt und auf Funktion getestet. Nach einiger Zeit werden durch mich und meine Techniker Kollegen Wartungen und Reparaturen durchgeführt, damit der Kunde seine Geräte ohne Eigenaufwand solange wie möglich ohne Probleme nutzen kann.

Das ich bei Hees Bürowelt die Möglichkeit habe in Abteilungen ‚hineinzuschnuppern‘, die eigentlich nicht Teil meiner Ausbildung sind, gefällt mir mit am besten an der Ausbildung. Ich bekomme einen umfangreichen Überblick über andere Tätigkeitsbereiche der Firma und lerne so natürlich auch einiges mehr.

Im Herbst steht dann ein Azubiaustausch an, da werde ich für einen Monat in einer anderen Firma arbeiten und dort auch sicherlich neue Eindrücke, Erfahrungen und Wissen sammeln, alle drei Aspekte werden mir in meiner beruflichen Laufbahn weiterhelfen.

Hallo, ich bin Jenny, ich bin 24 Jahre alt und befinde mich im 3. Ausbildungsjahr zur Kauffrau für Büromanagement bei der Hees Bürowelt in Dortmund, die ich im Sommer 2019 abschließen werde.

Zu meinen Aufgaben gehören die Tourenplanung und der Wareneingang inklusive Lagerlogistik.

Um einen reibungslosen Auftragsablauf zu gewährleisten, geht es bei der Tourenplanung um die Zusammenstellung der Routen, die optimale Zeiteinteilung sowie die Zuweisung der Mitarbeiter zu den jeweiligen Fahrzeugen. So lege ich den Ablauf fest und gebe dem Kunden eine Rückmeldung, wann seine Ware angeliefert wird.

Nebenbei koordiniere ich den Wareneingang und die Ordnung im Lager. Der Wareneingang ist sowohl ein wichtiger logistischer als auch ein buchhalterischer Vorgang im Unternehmen.  Darunter fällt, die Ware entgegenzunehmen, zu prüfen und einzulagern. Ebenso ist es sehr wichtig, einen Überblick über die Ware zu behalten. Welche Waren sind noch da, welche sind noch nicht angekommen, welche sind schon versendet? Danach wird das Ganze im System zugebucht.

Ein weiterer Aufgabenbereich in meiner Ausbildung ist die Auftragsabwicklung. Sie umfasst alle organisatorischen Vorgänge, die in Verbindung mit einem Auftrag im Unternehmen ablaufen, von der Anfrage eines Kunden über die Angebotserstellung bis zur Überprüfung des Zahlungseingangs und gegebenenfalls der nachträglichen Betreuung.

Ich habe mich bewusst für diese Ausbildung entschieden, da jeder Tag eine neue spannende Herausforderung bietet und ich sehr eigenständig arbeiten darf.

In diesem Jahr beendeten im Sommer zehn Auszubildende erfolgreich ihre Ausbildung bei der Hees Bürowelt.

In einer kleinen Feierstunde würdigte Ausbildungsleiter Gregor Kölsch die erfolgreichen Auszubildenden: „Unsere Auszubildenden haben auch in diesem Jahr überdurchschnittlich gut abgeschnitten. Das spricht für die Qualität der Ausbildung, aber auch das Engagement, das diese jungen Menschen an den Tag gelegt haben.  Wir sind stolz, dass uns fast alle erfolgreichen Auszubildenden weiterhin als geschätzte Kollegen erhalten bleiben. Diese geringe Fluktuation ist ein starkes Zeichen.“

Bianca Wagener absolvierte ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement beim Tochterunternehmen Medientechnik Thomas und wird auch weiterhin das Firmenteam in der Martinshardt unterstützen.

Ebenso freuen sich Tugba Ebru Köksal, Janina Bottenberg-Schneider und Jennifer Pohl über den Abschluss als Kauffrau für Büromanagement. Bei der Hees Bürowelt in Siegen wird Frau Köksal in der Abteilung Technische Disposition tätig sein, Frau Bottenberg-Schneider wird der Abteilung Einkauf & Auftragsabwicklung IT angehören. An ihrem Ausbildungsstandort in Dortmund wird Frau Pohl die Kollegen weiter unterstützen.

Hannah Maria Kölsch ist nun Fachlageristin. Bei der Hees Bürowelt wird sie eine weitere Ausbildung als Fachkraft für Logistik beginnen.

Jan Dehnert, Mike Bernshausen und Johannes Störmer haben die Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration erfolgreich abgeschlossen. Während Herr Dehnert bei der Tochterfirma SI-NET im technischen Bereich weiterbeschäftigt wird, verstärkt Herr Störmer die Abteilung Netzwerk im IT-Systemhaus der Hees Bürowelt Siegen. Herr Bernshausen befasst sich im IT-Systemhaus künftig mit dem Bereich Client/Server.

Am Standort in Siegburg hat Erik Jekel seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration absolviert. Auf Vermittlung der Hees Bürowelt wird er seinen Berufsweg bei der Firma DiGiTEXX in Köln fortsetzen.

Jonas Zahn hat den Abschluss als Kaufmann für Büromanagement in der Tasche. Sein Fachwissen stellt er auch in Zukunft weiterhin am Standort in Dortmund zur Verfügung.