Kauffrau für Büromanagement – Rückblick auf die letzten Jahre und die bevorstehenden Monate
Hallo zusammen, ich heiße Janina und durchlaufe zurzeit meine Ausbildung bei der Hees Bürowelt in Siegen. Da sich meine Ausbildung mit der schriftlichen Abschlussprüfung Anfang Mai und der anschließenden mündlichen Prüfung so langsam dem Ende zuneigt, möchte ich die Gelegenheit nutzen, um meine Ausbildung hier noch einmal Revue passieren zu lassen.
Begonnen habe ich meine Ausbildung, nicht wie alle anderen am 1. August, sondern mitten im Jahr. Genauer gesagt am 15.11.2016. Ursprünglich hatte ich mich auf das darauffolgende Jahr beworben, doch unser Ausbildungsleiter Herr Kölsch rief mich an, um zu fragen, ob ich bereits dieses Jahr die Ausbildung starten könne und zwar in der darauffolgenden Woche. Da mir dies zu dem Zeitpunkt sehr gut passte, habe ich sofort zugesagt. Auch im Nachhinein halte ich dies für eine gute Entscheidung. So kann ich meine Ausbildung bereits ein Jahr früher abschließen, als ich ursprünglich gedacht hatte. Auch im Hinblick auf die Schule, war es eine gute Entscheidung, da mir nicht allzu viel Stoff zu fehlen schien. Es war natürlich etwas seltsam, mitten im Jahr dazu zu stoßen, nachdem sich bereits Grüppchen gebildet hatten, aber ich konnte trotzdem gut Anschluss finden.
Meine Ausbildung in der Hees Bürowelt habe ich mit einem Aufenthalt in der Zentrale begonnen. Hier habe ich einiges über die Unternehmensstruktur gelernt. Ich erhielt einen Überblick darüber, wer im Unternehmen, welche Aufgaben hat. Dies war notwendiges Wissen, dass benötigte wurde, um Anrufer, an die richtigen Personen weiterzuleiten und um den Kunden die bestmögliche Hilfe zu bieten.
Außerdem lernte ich auch etwas über unsere Kunden, da ich in der Zentrale auch die Aufgabe bekam, Kunden in unserem Warenwirtschaftssystem anzulegen. So konnte ich etwas über die Zusammensetzung unserer Kunden erfahren, sowie deren vertriebliches Interesse kennenlernen. Ich habe außerdem die Erfahrung gemacht, dass es zeitweise akustisch sehr schwierig sein kann, alles zu verstehen, was der Anrufer am anderen Ende der Telefonleitung von sich gibt. Des Weiteren wird man durch die Telefonate oft in seiner eigentlichen Arbeit unterbrochen, sodass man sich sehr konzentrieren muss.
Mit zwischenzeitlichen Abstechern in den Bereich des technischen Innendienstes für Kopierer und in die Buchhaltung, habe ich meine Hauptzeit in unserer Abteilung IT Einkauf/Verwaltung verbracht. Hier wurde ich damit betraut, den Wareneingang und Warenausgang zu überwachen. Außerdem durfte ich Rechnungen schreiben und Verträge anlegen und wurde mit der Abwicklung bei Rücknahmen vom Kunden betraut.
Bei Kundenreklamationen ist es insbesondere wichtig, ein gutes Maß zwischen den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden, sowie denen des Unternehmens zu finden. Bei der Wareneingangskontrolle ist es wichtig, einen genauen Soll- und Ist-Vergleich der gelieferten Waren durchzuführen und die Ware auf ihre Unversehrtheit zu überprüfen.
Da die Rechnungserstellung den letzten Schritt der Vorgangsbearbeitung darstellt, gilt es hier, die zu berechnenden Vorgänge noch einmal genau auf Unstimmigkeiten oder Fehler zu überprüfen, bevor die Rechnungen an den Kunden gehen. Demnach ist es in diesem Bereich besonders wichtig, dass man genau und sorgfältig arbeitet.
Im Hinblick auf die Prüfungsvorbereitung, sowohl für die Zwischenprüfung als auch für die Abschlussprüfung, übernimmt HEES freundlicherweise die Kosten für den Prüfungsvorbereitungskurs des Berufskollegs Wirtschaft und Verwaltung.
Dies ist eine freiwillige Leistung unseres Unternehmens und einige Mitschüler müssen diesen Beitrag selbst bezahlen. Auch darin lässt sich die gute Förderung der Auszubildenden durch meinen Arbeitgeber erkennen. Ich kann beide Kurse sehr empfehlen. Hier erhält man die Möglichkeit, alte Prüfungen durchzuarbeiten und die eigenen Ergebnisse mit den Lösungen zu vergleichen. Außerdem werden abschließend noch einmal wertvolle Tipps gegeben, wie während der Prüfung am Besten vorgegangen werden sollte. Mir persönlich gefällt der Prüfungsvorbereitungskurs zu der schriftlichen Abschlussprüfung noch etwas besser, da hier auch die Inhalte noch einmal kurz zusammengefasst werden.
Abschließend kann ich sagen, dass ich meine Ausbildung bei der Hees Bürowelt sehr genossen und in der ganzen Zeit auch viel gelernt habe. Ich habe wirklich sehr viele nette und hilfsbereite Kolleginnen und Kollegen, die mir immer zur Seite standen und stehen und hatte bei Fragen oder Problemen immer einen Ansprechpartner, an den ich mich wenden konnte. Ich freue mich auf die verbleibenden Monate und hoffe auf gute Ergebnisse in den letzten beiden Prüfungen.
